1. Tâches reliés à la coordination
Collaborer avec la coordonnatrice à la supervision du bon fonctionnement de la ressource située au siège social (85, boul. St-Joseph);
Recevoir et coordonner, en collaboration avec la coordonnatrice, les demandes de services d’accès supervisés;
Seconder la coordonnatrice dans l’ouverture de nouveaux dossiers et à la planification des visites;
Gérer, en collaboration avec la coordonnatrice, la liste d’attente des demandes de services;
Assurer un suivi auprès des parents, avocats et intervenants;
S’assurer que les jugements de la cour supérieure ou que les directives de la Direction de la protection de la jeunesse sont respectées;
Gérer, vérifier et faire la mise à jour des états de comptes en lien avec les reçus;
Aviser les parents dont le solde de l’état de compte est insuffisant pour couvrir les frais de la prochaine visite;
S’assurer, en collaboration avec l’adjointe administrative, de l’annulation de visites si celles-ci ne sont pas réservées (payées à l’avance), par les parents;
Aviser l’adjointe administrative des annulations possibles, faute de paiements;
Gestion quotidienne des annulations et mise à jour du registre;
Gérer le renouvellement des ententes, suivant le calendrier établis;
Travailler en collaboration avec la coordonnatrice et le directeur général au niveau de la promotion des activités de l’AFMRO.
2. Gestion de l’équipe de travail (accompagnateurs, stagiaires et bénévoles)
Former, en collaboration avec la coordonnatrice, les nouveaux accompagnateurs recrutés;
Planifier les jumelages et obtenir la permission des parents/intervenants;
Vérifier et approuver la feuille de temps de chaque employé pour les paies (2 semaines);
S’assurer que l’équipe de travail de la ressource a accès à toutes les informations demandées;
Offrir des disponibilités « sur appel » en soirée et fins de semaines.
3. Autres tâches
Informer les intervenants de la DPJ, les avocats ainsi que les familles concernées du fonctionnement de la ressource;
Être à l’écoute des familles afin de répondre adéquatement à leurs besoins et les référer, si nécessaire, aux ressources internes et externes appropriées;
Témoigner à la cour lors de réception d’un avis d’audition exigeant la présence de l’AFMRO (rarement et seulement si nécessaire);
Maintenir, en collaboration avec la coordonnatrice, un système de classement approprié à la ressource;
S’assurer de la propreté des locaux et de l’équipement;
Faire la promotion des ressources de l’AFMRO;
Participer à l’assemblée générale annuelle et collaborer à la préparation de la réunion ainsi que faire parvenir les avis de convocation ;
Participer à la fête annuelle de Noël des familles et collaborer à la préparation – gérer les inscriptions et la liste des participants;
Maintenir un climat de travail sain et agréable afin de prévenir d’éventuels conflits;
Participer aux réunions d’équipe de l’AFMRO
Travailler en étroite collaboration avec toute l’équipe de l’AFMRO ;
Rencontrer régulièrement la coordonnatrice du programme de supervision parentale de l’AFMRO afin de lui faire part du développement des dossiers;
Rédiger, à la demande du directeur général ou de la coordonnatrice, des rapports ou des documents concernant la ressource de supervision parentale
Collaborer, à la demande du directeur général ou de la coordonnatrice, à l’élaboration ainsi qu’à l’exécution de nouveaux programmes, ressources ou activités, en lien avec les objectifs de l’AFMRO;
Toutes autres tâches connexes à sa fonction.