Sous l’autorité fonctionnelle de la coordonnatrice administrative de la Direction de la formation continue et du service aux entreprises la personne de cette classe d’emploi est responsable de la coordination, de la direction et du contrôle d’un ensemble de travaux de soutien administratif de la direction.
Elle peut également être affectée, exclusivement ou non, à une ou plusieurs tâches relativement complexes et spécialisées.

Attributions caractéristiques :

Travailler en étroite collaboration avec les conseillers pédagogiques et les gestionnaires concernant les dossiers sous sa responsabilité;

• Assurer un accueil courtois et efficace aux demandes de la clientèle (adulte et entreprises) et du personnel de la formation continue;
• Traiter les demandes de la clientèle et du personnel de la formation continue relatives aux dossiers sous sa responsabilité;
• Informer la clientèle sur les différents services de formation et toutes autres services offerts à la formation continue, et référer à un conseiller ou gestionnaire s’il y a lieu;
• Travailler en partenariat de façon constructive avec les différents services du Cégep et son personnel pour le bon déroulement des activités de l’organisation;
• Coordonner les dossiers qui lui sont attitrés et effectuer les suivis requis;
• Effectuer toute recherche requise dans le cadre de ses responsabilités;
• Assurer la gestion de la caisse qui lui est assignée et des différentes responsabilités qui y sont associés;
• Recevoir et valider la conformité des demandes d’admission et d’inscription;
• Percevoir les frais d’inscription des individus et facturer les entreprises;
• Émettre des documents officiels (bulletin, attestation de fréquentation scolaire, carte étudiante, etc.);
• Effectuer des tâches de secrétariat concernant les dossiers sous sa responsabilité;
• Effectuer toute autre tâche connexe;
• Utiliser divers appareils tels que : ordinateur, calculatrice, photocopieur, télécopieur et autres;
• Répondre aux questions de la clientèle concernant les différents règlements et politiques du Cégep.

Tâches spécifiques :

• Assurer un soutien administratif aux conseillers pédagogiques et aux gestionnaires concernant les dossiers sous sa responsabilité;
• Assister les conseillers pédagogiques à la programmation;
• Procéder à des envois de masse de la programmation et autres documents;
• Tenir à jour le calendrier Outlook, le site internet, le calendrier des opérations et le tableau de bord concernant les dossiers sous sa responsabilité;
• Créer et gérer des groupes et des inscriptions dans Clara;
• Acheminer divers documents à la clientèle et assurer des suivis au besoin;
• Soutenir les conseillers dans la préparation et la coordination des activités de formation : réserver des locaux, préparer du matériel de formation, s’assurer de la présence d’un gardien de sécurité (au besoin), etc. pour la bonne tenue des formations;
• Remplir des recommandations d’embauche pour les formateurs;
• Effectuer l’annulation de formations et procéder à des remboursements;
• Gérer les stocks (matériel pédagogique et papeterie) et effectuer des commandes au besoin;
• Offrir un support administratif au formateur;
• Collaborer avec différents partenaires liés aux dossiers sous sa responsabilité;
• Effectuer la mise en page, correction et révision de divers documents;
• Ouvrir des dossiers en chemise, en assurer le suivi, la conformité et l’archivage;
• Assurer l’organisation du classement des dossiers sous sa responsabilité;
• Préparer au besoin des demandes de service de traiteur;
• Faire les suivis des ordres du jour de la régie de la direction.