NATURE DU TRAVAIL

Le rôle principal et habituel de la personne salariée occupant cette fonction consiste à effectuer des tâches administratives de nature relativement complexe selon des directives ou des procédures établies. Elle effectue la réservation et attribue les différents locaux et salles pour l’Université et les organismes externes en respect des règlements en vigueur. Elle assure l’organisation matérielle des locaux et des salles réservées excluant l’audiovisuel.

ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES
 

1. La personne salariée reçoit des demandes de réservations internes et externes, détermine les meilleures solutions afin de maximiser l’utilisation des locaux, les attribue en tenant compte des contraintes et des disponibilités et établit des contacts avec les personnes concernées, le cas échéant.
2. Elle procède à l’analyse et répartit l’utilisation des locaux d’activités d’enseignement en fonction des besoins exprimés.
3. Elle prépare et achemine des requêtes de travail lors de l’attribution de locaux qui nécessite des aménagements et de l'entretien.
4. Elle fait la liaison avec la sécurité afin de s’assurer que les réservations sont bien coordonnées quant à l’accès et la fermeture des locaux et émets des cartes d’accès.
5. Elle tient à jour les fichiers d’utilisation et réservation des locaux, prépare différentes données et compile des statistiques. Elle effectue la saisie de données nécessaires à la mise à jour des systèmes d’information reliés à son unité.
6. Elle complète des contrats pour la location des salles et du mobilier et transmets les données nécessaires à la facturation.
7. Elle effectue des visites sur les lieux, afin de vérifier si l’état des locaux est conforme à ses demandes.
8. Elle peut être appelée à initier au travail le nouveau personnel de son unité ou les personnes salariées occupant la même fonction.
9. Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe de même niveau ou de niveau inférieur.