MANDAT :
Sous la supervision de la Directrice adjoint(e) aux études - Registraire, le (la) Gestionnaire des admissions et des dossiers a pour responsabilité d’aider à certaines fonctions de gestion (organisation, direction, contrôle et évaluation) de services reliés à la gestion des dossiers des étudiant(e)s, à l’inscription des étudiant(e)s et aux admissions. Le (la) titulaire du poste a également pour responsabilité d’aider à la mise en oeuvre et à la gestion des systèmes nécessaires à l’inscription des étudiant(e)s et à la vérification et au contrôle des procédures du département propres aux activités de la Registraire. Le (la) titulaire du poste appuie la mission, la vision et les objectifs du Cégep Heritage College, tant dans le secteur de l’enseignement régulier que dans celui de la formation continue. Sous la direction de la Directrice adjoint(e) aux études - Registraire, le (la) titulaire du poste a également pour responsabilité d’aider à la gestion du processus d’établissement des horaires et de planification des dates d’examen, et aux autres activités reliées au Bureau de la Directrice adjoint(e) aux études - Registraire. Cette personne est également responsable de la supervision directe des Technicien(ne)s en administration placé(e)s sous sa responsabilité.

FONCTIONS :
Le (la) Gestionnaire des admissions et des dossiers a essentiellement pour fonction d’aider la Directrice adjoint(e) aux études - Registraire, notamment comme suit :

• Aide à la gestion des systèmes d’exploitation (CLARA, Omnivox et SRAM) et prend en charge les opérations reliées au Bureau de la Directrice adjoint(e) aux études - Registraire.
• S’assure que la totalité des étudiant(e)s respectent les critères d’admissibilité pour étudier dans un programme ou au Collège (base d’admission dans CLARA).
• Aide à la gestion et à la coordination de toutes les opérations reliées à l’inscription des étudiant(e)s ainsi qu’à la gestion des dossiers (choix de cours, perception des frais, preuve de présence, récupération des horaires, retrait d’un cours ou du collège, validation des présences, soumission des notes finales, incomplets permanents, changements de note, substitutions, équivalences, suivis en cas d’échec, reçus pour fins d’impôt des frais de scolarité, archivage, classement électronique, procédures de commandite, etc.), conformément aux politiques du Collège et aux règlements ministériels.
• Est responsable de la gestion et de la supervision du travail des Technicien(ne)s en administration de son service.
• Est responsable de l’évaluation du rendement des Technicien(ne)s en administration placé(e)s sous sa responsabilité.
• Coordonne et valide le processus d’admission des nouveaux demandeurs, de changement de programme et de retour des étudiant(e)s dans tous les secteurs d’éducation (DEC, AEC et cours non crédités), conformément aux politiques du Collège et aux règlements ministériels.
• Aide à la gestion et au dépannage des systèmes de transmission (SOCRATE, ADAN, SRAM, etc.).
• Aide à la gestion des opérations d’admission du SRAM (DEC et AEC).
• Gère et coordonne les opérations d’admission, y compris l’évaluation des dossiers d’admission, le prononcé des décisions d’admission, et s’assure que les étudiant(e)s répondent aux critères d’amissibilité du Ministère au niveau du Collège et du programme.
• Gère et coordonne les opérations reliées au statut de résident(e) du Québec et aux admissions internationales, et veille au respect de la totalité des lois, des politiques et des règlements ministériels.
• Répond aux sondages reliés aux admissions et fournit des mises à jour à l’équipe de gestion.
• Coordonne les opérations de placement linguistique (AEC et DEC).
• Gère le dossier des étudiant(e)s venant de l’étranger (admission, bourse d'exemption des droits de scolarité pour les étudiants étrangers, post-certification, etc.).
• Gère le système de numérisation DAX (administrateur(trice)) et veille au respect des règles relatives au calendrier de conservation des archives.
• Gère le règlement no 5 et les systèmes de résultats scolaires.
• Gère les calendriers d’admission (AEC, cours non crédités et DEC).
• Aide à la gestion des opérations entre les sessions : analyse des échecs, substitutions, remplacements et préalables.
• Est responsable de la tenue à jour de la totalité des formulaires, des guides de référence et des procédures propres au Bureau de la Directrice adjoint(e) aux études - Registraire, et veille à ce qu’ils soient accessibles.
• Coordonne la distribution des renseignements portant sur les diverses opérations placées sous sa responsabilité.

Veuillez contacter les RH pour obtenir une liste complète des tâches.

Les personnes intéressées sont priées de faire parvenir en ligne leur curriculum vitae, accompagné d’une lettre de présentation indiquant ce qui les motive à postuler ainsi que la compréhension qu’elles ont de ce poste, en se rendant à la page des carrières du site web du Collège (http://www.cegep-heritage.qc.ca/manitou/) et ce, au plus tard le 22 novembre 2023.