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Job offer #6312
Agent/agente de soutien administratif
Gatineau
Employer
Université du Québec en Outaouais
Offer type
Job
Industry
Administrative support
Job title
Agent/agente de soutien administratif
In-house job title
Agente ou agent de soutien administratif au service à la clientèle au Bureau du registraire (22-09-081-1)
Reference internal
22-09-081-1
Position(s) to fill
1
Apply before
Oct 4, 2022
How to apply
Email
Receive email candidacies
Main functions
STATUT / DURÉE : Remplaçant (jusqu'au 26 juillet 2024), total de 35 heures par semaine
NATURE DU TRAVAIL
Le rôle principal et habituel de la personne salariée occupant cette fonction consiste à effectuer des tâches administratives de nature complexe liées aux dossiers étudiants. Elle assiste la clientèle étudiante et répond à leurs demandes d’information sur les programmes d’études, les lois, les règlements et les politiques en matière d’admission, d’inscription et sur les différents services offerts aux étudiants sur le campus.
ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES
NATURE DU TRAVAIL
Le rôle principal et habituel de la personne salariée occupant cette fonction consiste à effectuer des tâches administratives de nature complexe liées aux dossiers étudiants. Elle assiste la clientèle étudiante et répond à leurs demandes d’information sur les programmes d’études, les lois, les règlements et les politiques en matière d’admission, d’inscription et sur les différents services offerts aux étudiants sur le campus.
ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES
- La personne salariée répond aux demandes de renseignements sur diverses questions variées et complexes. Elle fait les recherches appropriées et donne des explications précises et détaillées sur les règlements, les procédures, les formulaires à remplir et les délais à respecter. Elle assiste les étudiants dans l’utilisation des services en ligne. Elle offre un soutien aux étudiants internationaux et répond aux questions concernant les domaines relatifs à l’immigration et à la couverture d’assurance.
- Elle traite les demandes de modification au dossier des étudiants (libres et internationaux) en conformité avec le régime des études et les procédures en vigueur. Elle approuve et fait le suivi des demandes qui relèvent de sa compétence et réfère les autres demandes et les cas dérogatoires à la personne responsable.
- Elle prépare et authentifie des documents dont les attestations de fréquentation scolaire, relevés de notes étrangers, lettres, mémos, rapports ou formulaires. Elle perçoit les frais encourus pour les différents services offerts.
- Elle peut tenir l’agenda de sa personne supérieure immédiate. Elle rédige la correspondance d’ordre courant. Elle compile des données et prépare des statistiques.
- Elle assume la responsabilité d’un système de classement des dossiers, de fichiers, d’échéanciers et de la mise à jour des pages web liées à son unité.
- Elle peut être appelée à initier au travail le nouveau personnel de son unité ou les personnes salariées occupant la même fonction.
- Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe de même niveau ou de niveau inférieur.
Work place
Region
Outaouais
Address
283, boulevard Alexandre-Taché, bureau E-1714, C.P. 1250
Gatineau, Quebec, J8X 3X7
Gatineau, Quebec, J8X 3X7
Salary and other working conditions
Salary type
Acording to experience
Salary offered
From 23,45 $ to 29,33 $ per hour
Nb of hours per week
35
Job status
Contractual
Length of employment
2 years
Occupation
Full time
Work schedule
Day
Job start date
September 19, 2022
Requirements
Education level required
Finished secondary
Education degree required
DES
Status
Completed
Required experience
3 to 5 years
Spoken language(s)
French (Fluent)
Written language(s)
French (Fluent)
Qualifications wanted
EXIGENCES NORMALES DU POSTE :
EXIGENCES MINIMALES DU POSTE
Scolarité :
Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles (D.E.P.) dans une discipline appropriée ou être titulaire d’un diplôme d’études secondaires (D.E.S.) ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
Expérience :
Trois (3) années d’expérience pertinente (en l’absence de toute personne candidate répondant à cette exigence, la personne candidate ayant néanmoins une expérience pertinente de plus de deux (2) années sera admissible).
AUTRES EXIGENCES DU POSTE
Bonne connaissance du français (oral et écrit);
Connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant;
Habiletés pour les communications interpersonnelles;
Être organisé et autonome;
Bonne résistance au stress;
Faire preuve de rigueur;
Savoir transmettre de l’information;
Orientation vers l’action;
Orientation vers la clientèle.
EXIGENCES MINIMALES DU POSTE
Scolarité :
Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles (D.E.P.) dans une discipline appropriée ou être titulaire d’un diplôme d’études secondaires (D.E.S.) ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
Expérience :
Trois (3) années d’expérience pertinente (en l’absence de toute personne candidate répondant à cette exigence, la personne candidate ayant néanmoins une expérience pertinente de plus de deux (2) années sera admissible).
AUTRES EXIGENCES DU POSTE
Bonne connaissance du français (oral et écrit);
Connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant;
Habiletés pour les communications interpersonnelles;
Être organisé et autonome;
Bonne résistance au stress;
Faire preuve de rigueur;
Savoir transmettre de l’information;
Orientation vers l’action;
Orientation vers la clientèle.
